よくわかるデータの作り方

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ワードでは通常、すべてのページが同じ書式になりますが、特定のページだけ変更することもできます。
たとえば特定のページだけを二段組みにしたり、ヘッダーやフッターを変えたりすることができます。
セクション区切りという機能を利用しましょう。

WORD2010の画面です。
1．ページレイアウト＞ページ設定＞区切りを選択します。



2．セクション区切りを設定したいページを指定します。


セクション区切りを削除したい場合はこちらをクリックしてください。

以上で設定は完了ですが、ヘッダーやフッターを変更する場合のみ、続いて以下に進んでください。

3．挿入＞ヘッダーとフッター＞ヘッダーまたはフッターを選択します。


4.ヘッダーの編集またはフッターの編集を選択します。



5．デザイン＞ナビゲーション＞前と同じヘッダー/フッターをクリックしてオフにします。
※以下の状態はオンになっています。黄色い背景が無くなった状態がオフです。



セクション区切りを削除したい場合
注意セクション区切りを削除すると、そのセクション区切りより前のページに設定されている
　　　　　　セクションの書式も削除されます。ページ内容は次のセクションの一部になり、
　　　　　　そのセクションの書式が設定されます。

1．表示＞文書の表示＞下書きを選択します。


2．セクション区切りされているところに、二重の点線が表示されます。



3．削除したいセクション区切りを選択し、キーボードのDeleteを押すと消えます。
　 選択は、点線の下にある行の先頭（この例だと下から三行目の”学”の左側）をクリックし、
　 クリックしたままマウスを上方向に移動させるとできます。



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ページごとに異なる書式のページ番号を付ける方法をご紹介します。
たとえば目次はi、ii、iiiという番号にして、本文は1、2、3という番号にするといったことができます。

ページごとに異なる書式のページ番号を付ける方法
※画像をクリックすると拡大します

【例】目次のページが2ページあり、本文が3ページ目から始まるもので、
目次のページ番号をi、iiに、本文のページ番号を1、2…にする

1.ページ番号の付け方に従って、最初から最後のページまでページ番号を付けます。

2.本文1ページ目（ページ番号を"1"にしたいページ）の先頭を選択します。

3.【ページレイアウト】＞【区切り】＞【次のページから開始】を選択します。



4.本文１ページ目以降が【セクション：2】になっていることを確認します。


5.目次の先頭ページ（"i"にしたいページ）を選択します。

6.【挿入】＞【ヘッダーとフッター】＞【ページ番号】＞【ページ番号の書式設定】をクリックします。

7.【番号書式】のところで【i,ii,iii…】を選択してOKをクリックします。
目次の1ページ目がi、2ページ目がiiになります。

8.本文1ページ目（ページ番号を"1"にしたいページ。現在"3"になっています）を選択します。

9.【挿入】＞【ヘッダーとフッター】＞【ページ番号】＞【ページ番号の書式設定】をクリックします。

10.【番号書式】のところで【1,2,3…】を選択し、【開始番号】のところを【1】にしてOKをクリックします。
本文の1ページ目が1になります。

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ページ番号の付け方をご紹介します。どんな風に付けるかによって方法が異なりますが、
今回は最初のページからページ番号だけを付ける場合の方法です。

最初のページからページ番号だけを付ける方法（画面はWORD2010です）

1.【挿入】＞【ヘッダーとフッター】＞【ページ番号】をクリックします。


2.希望の位置をクリックします。


3.希望の書式をクリックします。ページ番号が付きます。


4.文書に戻るとヘッダーとフッターが選択されている状態になっているので、
本文の選択に戻りたい時は【ヘッダーとフッターを閉じる】をクリックします。
本文をダブルクリックすることでも戻ることができます。


5.ページ番号の書体やサイズを変えたい時は、作ったページ番号をダブルクリックで選択し、
【ホーム】＞【フォント】のところで設定します。



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論文、報告書、マニュアルなど、文章や図がメインの本の余白は、
20mm〜25mmぐらいがベストです。
これ以上だと間延びした感じがしますし、あまり狭いと本を開いた時に
ノド（綴じているところ）部分が読みづらく感じます。
上下の余白は、ページ番号をつける場合は30mmぐらいがおすすめです。

illustratorやindesginのようなDTPソフトではもちろんのこと、
wordでも上下左右の余白はそれぞれ違う数値を設定できます。
以下はword2010での画面です。

１．『余白』を選択


２．『ユーザー設定の余白』


３．余白を入力できます。


４．『印刷の形式』を『見開きページ』にすると、奇数ページと偶数ページで余白の値を変えることができます。



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フォントとは、MS明朝やMSゴシックなどのことです。
このフォントデータ達はwindowsでもmacでも、パソコンのフォントフォルダに格納されています。



このフォルダにはMS明朝やMSゴシックなど、元々入っているフォントがいくつかあります。
物足りない場合は、市販のフォントデータを買って、ここに入れると使うことができます。
例えば『江戸勘亭流』というフォントを使いたい場合に、パソコンの中に『江戸勘亭流』が無い場合、
『江戸勘亭流』フォントを買って、パソコンにインストールすると使えます。

ここで注意です。

お客様のパソコンには『江戸勘亭流』があって、弊社のパソコンには『江戸勘亭流』が無い場合、
お客様が『江戸勘亭流』を使って作ったwordやexcelのデータを弊社にお送りされても、
弊社のパソコンでは『江戸勘亭流』ではなく、まったく別のフォントに置き換わってしまいます。
すなわち『江戸勘亭流』で文字を表現できるのは、『江戸勘亭流』が入っているパソコンだけです。

では弊社のパソコンでも『江戸勘亭流』で見られるようにするには？
弊社では、ご入稿頂けるデータとして『AcrobatPDF』がございますが、
AcrobatPDFでは『フォントの埋め込み』ということを行う事ができます。
フォントが埋め込まれたPDFデータは、どのパソコンでもフォントは変わらず表示する事ができます。
お客様のほうで『江戸勘亭流』を埋め込んだPDFデータを弊社にお送り頂くと、
弊社のパソコンでも『江戸勘亭流』として表示されます。

フォントを埋め込むタイミングは、wordやexcel、IllustratorなどからPDFに変換する時です。
PDFに変換するソフトは様々ですが、大抵のソフトに『フォントを埋め込む』といった項目がありますから、
ここにチェックを入れたり選んだりすることで埋め込みができます。
また埋め込まれているかどうかの確認はAcrobat上でできます。

1.ファイル＞プロパティを選択


2.フォントのタブをクリックすると、PDFで使用されているフォント一覧が表示されます。
このフォント名の右横に『埋め込みサブセット』と表示されているものは埋め込まれています。
表示されていないフォントは埋め込まれていないので、文字化けを起こす可能性があります。


もちろん、弊社にあるフォントも埋め込んで頂いて問題ございませんし、
そのほうが確実ですので、すべてのフォントを埋め込んでください。


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